第一章 总 则
第一条 为规范江苏省支付清算服务协会文件管理，保证文件的秩序性、系统性和安全性，提高工作效率，制定本办法。
第二条 本办法适用于协会内部所有文件的编制、签发、存档、调阅等活动。
第三条 文件管理原则：
（一）保密性原则：文件内容应保密，不得泄密。
（二）秩序性原则：文件管理有序、规范。
（三）系统性原则：文件管理清晰、有条不紊，设计合理的分类。
（四）安全性原则：文件保证信息的真实性、完整性和安全性。存储位置统一，保存期限按照规定执行。
第四条 文件管理和处理由宣传部负责，会员部负责存档管理，其他部门人员按规定程序处理公文，加强协同配合。
第二章 文件编制
第五条 文件编制是指文件起草、审核、批准签发、编号等活动。
第六条 文件起草及审核：
（一）文件内容应符合法律、法规、规章和政策的要求；
（二）文件格式应当规范、简洁、易懂、易执行；
（三）文件起草完成后，由秘书长对文件内容进行审核，以避免出现错误、遗漏或不当。
第七条 文件签发：
根据文件核定数和成文号，由常务副会长批准签发。
文件签发后盖章方可生效。
第八条 文件编号：
所有文件必须进行编号，编号格式为：单位代号，年份，文件类别，文件编号。
第三章 文件存档
第九条 文件存档是指文件的整理、归档、保管、流转等管理活动。
第十条 文件存档流程：
（一）归档文件应当规范分类，标注存档时间和密级；
（二）文件应当及时归档，存放在指定位置；
（三）文件保管应当做好防火、防水、防霉、防虫等措施，确保文件安全。会员部负责定期查验、清点文件，确保存档材料的安全性。
第四章 文件调阅
第十一条 文件调阅是指因工作需要对存档文件进行查询、借阅等活动。
第十二条 文件调阅流程：
（一）调阅文件需书面申请，经协会领导批准，方可查阅文件；
（二）被查询借阅的文件应当留下借阅记录；
（三）文件调阅的人员，应当按照文件保密等级的要求进行调阅；
（四）文件一旦调阅，应当及时归档、保管。
第五章 文件销毁
第十三条 对于长期无用的文件或者已经过时的文件，应该及时销毁。
第十四条 文件销毁原则：
（一）文件从存档开始，经过一定期限后，由管理员检查归档文件，判断文件是否已经过时，提出销毁文件目录；
（二）管理员向协会领导汇报审核结果，并批准是否销毁；
（三）管理员执行销毁（统一参与业务主管单位的文件资料销毁），销毁的文件必须进行登记。
第六章 附 则
第十五条 本办法经协会第四届理事会第九次会议审议通过，自公布之日起执行。
